アカウント機能で案件ごとにファイル管理。
テレワーク対応も！

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  出版企画事業部の𠮷原さん

• ［社　名］

  株式会社日本水道新聞社

  
  

  ［業　種］

  報道・出版

  ［従業員数］

  40名程度（2022年9月時点）

株式会社日本水道新聞社は『豊かで快適な国民生活の基盤である水道・下水道の整備、普及、発展並びに関連する諸分野の健全な発展を促進し、もって国民の生活向上、経済の繁栄を期する』ことを目的に、日本水道新聞、日本下水道新聞、月刊・水道公論など自社媒体の発行とともに、国や地方公共団体、関連企業・団体が発行する各種出版物の企画制作を行っています。
　なかでも、国や地方公共団体、関連企業・団体から委託されて発行する出版物の編集・制作業務は、決められた納期の中で複数の案件が同時に動くため、慎重かつ迅速なデータの送付・管理が求められます。その業務の中でMedia KU-MOをご活用いただいている出版企画事業部の𠮷原さんにお話を伺いました。

― 事業内容に関して教えてください。

上下水道事業に焦点を当てた報道機関として、日本水道新聞（週２回発行）や日本下水道新聞（週１回発行）、水道公論（毎月発行）などの定期刊行物を発行することが主な事業です。
東京本社と大阪支社があり、東京本社で３５名、大阪支社で５名の社員が勤務しています。
私が所属する出版企画事業部では、定期刊行物の発行で得た情報や知見を収集・整理し、上下水道関係の様々な組織から委託を受け、各種出版物の企画立案から編集・制作までを担っています。

Media KU-MOを使って制作現場と直接やり取りで、校正の高速化を実現

― Media KU-MOの導入のきっかけを教えてください。

印刷会社との校正作業は、今から７年程前は出力紙でやり取りしていました。１日に１回、営業の方が出力紙を持って来られてそれに赤入れして戻す、という流れを繰り返していました。当然、営業の方が届けてくださるまでのタイムラグが発生していました。それが最近はメールでのPDFデータのやり取りに移行してきて、出力紙でのやり取りに比べれば効率化されましたが、やはり制作現場の方で校正が仕上がっても、営業の方がメールを送れる状況にならないと受領できず、そのタイムラグは残ったままでした。
弊社では、令和３年の夏頃から、新たに大きな団体の月刊誌の編集業務を受託することとなりました。これまでであれば、営業の方を介したメールでのやり取りでも納期に間に合わせることができたのですが、毎月発行となるとかなりの頻度でのやり取りが必要になってきます。
そこで、ヨシダ印刷の営業の方に相談したところ、Media KU-MOを使った出版物の制作フローを紹介していただきました。実際の使用方法の説明をお聞きして、メリットが大きいと確信し、導入を決めました。

― 具体的には、どのようなフローですか？

営業の方を挟まずに制作現場の方のPDFが仕上がった時点でMedia KU-MOにアップロードしていただき、こちらからの修正戻しもMedia KU-MOにアップロードする、というものです。ID機能（※）を使って案件ごとに専用フォルダを発行してファイルを管理しています。弊社の中でも案件ごとに担当者が決まっているのですが、自分の担当の案件がそれぞれ専用のフォルダになっているので、ファイルの管理がしやすく、アップロード先の間違え防止にもつながっています。

※ID機能とは
特定のユーザー専用のフォルダをMedia KU-MO上に作ることができます。
そのフォルダは管理者とそのユーザーしか見ることができません。
密にデータのやり取りがあるユーザーをIDとして設定することでMedia KU-MO上で円滑にデータ共有できます。
1つの契約につきデフォルトで5ID発行できます。
詳しくはこちらの動画（操作説明動画へのリンク）をご覧ください。

月刊誌ということで、締め切りを過ぎて原稿が送られてきたり、印刷ギリギリになって校正が入ることもしばしば起きてしまうのですが、そういった１分でも惜しい事態に対応していただけるのは、Media KU-MOを用いた業務フローだからこそだと感じています。

― 印刷会社以外とのやり取りでは使用していますか？

初校・再校といった校正のやり取りを確認したいというお客様がいらっしゃいますので、その方のためにID機能で専用のアカウントを発行するといった活用の仕方もしています。

― 導入後、操作感や仕様で戸惑う部分はありませんでしたか？

導入後はほぼ毎日使っていますが、基本的にはドラック＆ドロップするだけなので、戸惑う部分はありませんでした。
使い始めのころはアップロードするファイルを間違えてしまい、そのまま何日か気づかない、といったこともあったのですが、アップデートでアップロード通知（※）にファイルのパスが表示されるようになったので、間違いに気づけるようになりました。

※アップロード通知とは
ファイルがアップロードされた際に、アップロード先のフォルダへの閲覧権限を持つ全てのユーザーに対してアップロード通知メールが送信できる機能です。（設定でＯＮにしている場合のみ）
アップロード通知メールには、アップロード先のフォルダ（階層）まで表示してファイル情報を記載しています。

急なテレワークにも対応。クラウドならではのメリットを実感！

― ID機能を使ったデータのやり取り以外に何かご活用いただいていますか？

校正PDFのデータをそのまま外部に渡したい時はゲストダウンロード機能を活用しています。以前は無料のデータ送付サービスを使用することもあったのですが、お客様からセキュリティ面の話が出るようになりました。ゲストダウンロード機能ならばISO27001（情報セキュリティマネジメントシステム国際規格）を取得している企業のシステムなので安心しています。

※ゲストダウンロード機能とは
Media KU-MOのログインIDをお持ちでない方へのデータの送付にダウンロード専用URLとパスワードを発行し、通知メールを送信する機能。

また、以前、子供を保育園まで送った際に、園内で新型コロナウィルス感染症の陽性者が出て、その場で一週間の休園を告げられました。そのため、急遽在宅でのテレワークをせざるを得ない状況になったのですが、普段からMedia KU-MOで案件に関するデータの管理をしていたので、手元に原稿やゲラのデータがなくても家から作業することができました。その際は、導入していて本当に良かったと感じました。
これからもいろいろな業務に活用していきたいと思います。

（左）同じくMedia KU-MOを活用いただいている野口さん

―お忙しい中、貴重なお話ありがとうございました。
※ページ上の内容は取材当時ものです。